EUR 31.15/31.55
USD 26.10/26.30
Понедельник, 17 июля 2017 08:15

Власть над временем

БИЗНЕС смоделировал различные сценарии, в которых знание законов тайм-менеджмента значительно упрощает повседневность и может добавить счастья и внутренней гармонии

Автор этой статьи решила с самого начала воспользоваться принципами эффективной организации рабочего времени. Вместо того чтобы изучать огромный массив информации о тайм-менеджменте, обратилась к эксперту в этом вопросе, тем самым сэкономив свое время.

Вниманию читателей предлагаются несколько полезных советов, каждый из которых поможет найти выход в реаль­ной ситуации. Советы по эффективному управлению временем дает Антон Каспирович из Школы системного бизнеса “Бизнес-конструктор”.


Совет 1.

Фокусировка
и приоритетность
Сергей организовал компанию по производству мебели лет пять назад. В последние два года на волне любви ко всему украинскому и аутентичному вообще компания Сергея разрослась до нескольких производственных цехов и широкой дистрибуторской сети. Вместе с ростом бизнеса увеличилось и количество часов, которые предприниматель проводил в офисе.

Он принимал участие во всех без исключения произ­водственных совещаниях, согласовывал образцы фурнитуры и общался с некоторыми клиентами... Была ли у его компании стратегия развития? На ее разработку у Сергея не оставалось времени.

“Доля операционной работы в структуре задач руководителя не должна превышать 30%. Все остальное время важно и нужно посвящать стратегии — это не только далекие планы, но и ежедневная работа с финансовыми, репутационными и командными рисками.

Большую часть задач можно и нужно делегировать, но обязательно правильно”, — поясняет Антон Каспирович. Он также рекомендует начинать день (проект) с самых важных и срочных задач, все остальное можно либо отложить, либо делегировать полномочия.

Совет 2.
Параллельные
пересекаются
Работа онлайн предполагает мультизадачность и одновременное участие в нескольких процессах. Стартап Дениса не был исключением, сложности его бизнесу добавляло то, что партнеры находились в Америке и требовали общения в удобное для них время. Огромный поток входящей информации не оставлял Денису шансов вникнуть в текущую работу проекта.

“Один из простейших и наиболее эффективных инструментов оптимизации бизнес-процессов — запараллеливание функций, т.е. все, что можно делать параллельно, стоит делать параллельно.

Например, совмещать рабочие совещания и проверку электронной поч­ты, передвижение по городу и срочные звонки”, — говорит г-н Каспирович. В параллельном выполнении нескольких функций помогает технический прогресс: онлайн-календари, программы учета и контроля работы над проектом.

p 48Совет 3.
Я календарь переверну
В компании Александра работают более 1000 человек в 20 офисах по всей стране. Его день начинается с совещания, а заканчивается бизнес-ужином с очередными партнерами. В непосредственном подчинении у Александра пять заместителей, с каждым из которых он проводит планерки ежедневно. А еще нужно решить форс-мажорные и конфликтные ситуации, пообщаться с представительствами и выбрать подарки сотрудникам в честь годовщины компании...

Антон Каспирович говорит, что повысить эффективность рабочего времени поможет самый банальный календарь. Главное — правильно организовать работу и систематизировать информацию в нем. Базовых правил несколько.

1.   В первую очередь в календарь вносятся задачи, которые не могут смещаться. Оставшееся время распределяется между текущими задачами.
2.  Задачи стоит группировать в однородные блоки: офисные — к офисным, клиентские — к клиентским, скучные — к скучным.
3.  В бизнес-литературе встречаются упоминания о принципе “маленьких побед”, отражающем важность регулярного закрытия задач, пусть даже мелких. Тут работает сугубо психологический эксцесс — “поставить галочку” о выполнении. Поставил — и настроение улучшилось!
 4.  Принцип “лягушки”. Он принимает как данность, что у каждого человека есть свои самые нелюбимые задачи: кому-то сложно сделать лишний телефонный звонок, а кому-то протереть экран ноутбука. Статистика подтверждает, что такие задачи лучше ставить в начале дня — тогда есть больше сил, чтобы с ними справиться. Более того, закрытие “лягушки” дает неимоверный заряд энергии, что в разы повышает продуктивность и скорость решения других задач.

Совет 4.
Поймать волнуАнатолий был гениальным финансовым директором. Он любил цифры, и они отвечали ему взаимностью: дебит сходился с кредитом, EBITDA демонстрировала исключительно положительную динамику, а банки давали самые лучшие условия по кредитам и депозитам.

Всю эту идиллию нарушал только один факт: Анатолий был “совой”, и ранние подъемы для утренних совещаний были для него мукой. Привести Анатолия в рабочее состояние могли 30 минут джаза и чашка кофе.

Антон Каспирович рассказывает о концепции потока Михая Чиксентмихайи. Иначе его еще называют ресурсным состоянием. По сути, это идеальное состояние, при котором решаются любые задачи в максимально возможном на данном этапе темпе.

Для каждого человека очень важно уметь идентифицировать такое состояние, входить и поддерживать его.
Инструментами в данном случае могут стать определенные “якоря” — то, что может “переключить” человека на другое состояние (музыка, чашка кофе, поездка за рулем, спортивная тренировка).

Совет 5.
Дышите глубже
Александр некоторое время назад отошел от управления своей консалтинговой компанией и отдал бразды правления своему заместителю. Консалтинговый бизнес предусматривает ежедневную и тесную работу с клиентами — каждый приходит со своими проблемами, часто в эмоционально нестабильном состоянии.

За свои деньги клиенты требуют молниеносного решения проблемы. Если ожидаемое не происходило в силу объективных причин, все претензии предъявлялись Александру. Как следствие, депрессия, срывы на сотрудниках... Так компания Александра потеряла нескольких ценных специалистов да и количество клиентов уменьшилось.

Господин Каспирович отмечает, что для продуктивной работы и поддержания баланса важен принцип “кислородной маски”, который по аналогии с масками в самолете диктует правило “сначала обеспечь эффективный режим функционирования себе, а потом думай о других”.

Это касается прежде всего руководителей, которые обязаны сохранять стабильное эмоциональное состояние (руководитель не имеет права на плохое настроение), достаточный уровень энергии для ведения команды вперед и высокую концентрацию на протяжении длительного времени для адекватного принятия важных решений.

Путей решения этой ситуации несколько: воспитайте для себя преемника или заместителя, которому сможете всецело доверить ведение дел в ваше отсутствие, соблюдение баланса работы и свободного времени для себя любимого. Нелишним будет использование современных гаджетов и мобильных приложений, которые напомнят о режиме дыхания, тренировок, отдыха и даже о необходимости выпить воды.

Совет 6.
Самый главный
Тайм-менеджмент современного человека — это целая наука, существующая на стыке психологии, социологии, администрирования и даже физики. Углубиться в нее можно достаточно серьезно, можно отыскать 1000 и 1 совет по эффективному управлению личным временем и в конце концов начать нервничать по поводу того, что не следуете всем этим рекомендациям.

Самый главный совет заключается в том, что вы — самая большая ценность, которая у вас есть. И все отношения, личные и бизнесовые, коммуникации и проекты нужно строить таким образом, чтобы не нанести вред самому себе.

Увеличивать количество рабочего времени, лишая себя сна, отдыха и общения с родными и друзьями, — это первый шаг в никуда. Много работать — не всегда означает работать лучше. Цель достигается системной и взвешенной работой, а не работой на износ.

УСТАНОВИТЕ
НА СВОЙ СМАРТФОН
Разработчики мобильных приложений уже давно позаботились о том, чтобы облегчить нам выполнение ежедневных обязанностей. Приложение наглядно проиллюстрирует объективную загруженность, напомнит о сроках выполнения задач и подскажет, что пора отдохнуть.
p 41
RescueTime
Работает на ПК и смартфоне (iOS, Android)

Любите на минутку заглянуть в социальные сети или быстренько просмотреть ленту новостей? Это приложение наглядно продемонстрирует, сколько времени вы крадете у себя самого. Премиум-версия позволяет блокировать выбранные сайты
в определенный промежуток времени.

p 41 1Nirvana
Работает на ПК и смартфоне (iOS, Android)
Сервис базируется на известной методике Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD).
Его задача — освободить человека от запоминания большого количества задач и помочь сконцентрироваться
на выполнении текущей.

p 41 2Toggl
Решение для небольшой компании, потому что позволяет контролировать и планировать рабочее время небольшой команды. Руководитель может отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач или обычный серфинг в сети. Приложение может работать непосредственно в браузере и, конечно,
на смартфоне.

p 41 3Clear
Простое приложение для списков дел, помогающее отслеживать текущие задачи и статус их выполнения.
Приложение синхронизируется с аккаунтом в iCloud,
благодаря чему на всех персональных устройствах будет актуальная информация.

p 41 4Clara
Искусственный интеллект, который отчасти способен заменить личного ассистента. Каждый предприниматель знает, как сложно бывает найти удобное для всех участников время для встречи. Просто установите Clara и впишите это имя в копию (СС) письма о встрече. Дальше приложение само начнет процесс создания и согласования. Письма от Clara просты и понятны, даже не догадаешься, что это робот.

Александра Бондарь

Дополнительная информация

  • Номер: Бизнес №27-28 от 17.07.2017
Прочитано 777 раз
Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии
ШАРЖИ 
БИЗНЕС №38 от 18.09.2017
Бизнес 1285(38)
Бизнес 1284(37)
Бизнес 1281-1283(34-36)
Бизнес 1279-1280(32-33)
Бизнес 1276-1278(29-31)
Бизнес 1274-1275(27-28)
Бизнес 1273(26)
Бизнес 1272(25)
Бизнес 1270-1271(23-24)
Бизнес 1269(22)
Бизнес 1268(21)
Бизнес 1265-1267(18-20)
Бизнес 1264(17)
Бизнес 1263(16)
Бизнес 1262 (15)
Бизнес 1261 (14)
Business 1259-1260(12-13) EN
Бизнес 1259-1260(12-13)
Бизнес 1258(11)
Бизнес 1257(10)
Бизнес 1256(9)
Бизнес 1253 (6)
Бизнес 1254-1255(6-7)
Бизнес 1251-1252(4-5)
Бизнес 1248-1250(1-3)
ПОДПИСАТЬСЯ на актуальное
« Сентябрь 2017 »
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
        1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30  
КОЛУМНИСТЫ БИЗНЕСА
ОПРОС 
Где вы собираетесь провести отпуск этим летом?